Uno de los grandes problemas que enfrentan las empresas hoy en día, es la cantidad de reuniones que se programan a la semana, esto impide que la productividad aumente. Adicionalmente, el costo que esto implica es importante; si calcula el salario de las personas asistentes a la reunión, el tiempo dedicado a reuniones y no a la productividad, la pérdida de tiempo que se realiza en la reunión, desplazamientos etc. Por lo anterior, quiero mencionar algunos aspectos que le ayudarán a mejorar la productividad en las reuniones.
- Son necesarias todas las reuniones a las que asiste. Es bueno hacer esta reflexión antes de citar a las personas a una reunión, hay formas de hacer comunicaciones eficientes para que todos estén enterados de un tema y no necesariamente reunir a todos a una reunión informativa.
- Fije una Agenda. El tener una agenda con un propósito determinado, temas a tratar y un tiempo establecido, le ayuda a generar eficiencias en la preparación, atención y cumplimiento en el tema a desarrollar. Controle el tiempo de la reunión, el ser puntual al inicio y durante la reunión le permitirá ser más productivo y tener respeto por los asistentes y por usted mismo
- Defina el Que, Quien y Cuando. Con el objeto de tener claridad en la reunión siempre hay labores por desarrollar, es por esto que es necesario establecer responsable(s) de la(s) tarea(s), con un tiempo determinado que permita hacer seguimiento a los temas acordados y no se pierda el tiempo cuando no se establece responsabilidades.
- Designe un Facilitador y un Anotador. El facilitador contribuye a centrar los temas tratados, ayuda a manejar el tiempo, aclarar los temas en las discusiones, puntualizar las diferencias y permitir el logro de resultados enfocados en el proceso y no las personas. El anotador, le permite hacer un acta que sea comunicada a las distintas personas que deben estar enteradas de los temas tratados y hacer seguimiento. Rote esta responsabilidad para que todos tome este rol en forma participativa.
- Acuerdos de reuniones. El hacer acuerdos con los equipos de trabajo le permite aumentar la productividad, por lo que me parece importante mencionar algunos temas que generan una reflexión que ayude a la efectividad de la reunión.
- Durante la reunión prohíba el escribir o responder correos.
- No use el tiempo para consultar redes sociales.
- Es importante lo que va a decir, agrega valor al tema central de la reunión.
- Es necesario compartir con el grupo la información o es una anécdota.
- Alguien más debe conocer el tema para mantenerle informado.
Estos aspectos le permitirán mejorar el rendimiento y productividad de las reuniones y de su tiempo para ser más efectivo en su labor. Realice un alto y reflexione sobre su agenda y con su equipo de trabajo como pueden hacer más eficiente el uso del tiempo que es un recurso limitado.
Escribanos sobre los temas que le interesan o le preocupan y nos estaremos comunicando pronto.