Uno de los procesos más importantes en las empresas es el de “Compras”, dado que es donde circula toda la información de las necesidades de las áreas y usa el presupuesto de cada una, usando el dinero para adquirir bienes o servicios, lo que hace necesario que se tenga algunos aspectos de control para evitar que el dinero se fugue. A continuación, quiero resolver cuatro de las preguntas más frecuentes que le ayudarán a organizar esta área en su empresa y cuidar el uso eficiente de los recursos.
- Donde ubicar “Compras”.
- En muchas ocasiones se piensa que compras debe estar en Finanzas, pero es un error, dado que se pierde la adecuada segregación de funciones. Es recomendable que “Compras” sea un área independiente o según el tamaño de la empresa dependa del área de operaciones, logística o la misma gerencia.
- El área financiera debe hacer cumplir la política de compras, en varios aspectos: El tiempo en que se realizan los hechos, la adecuada inscripción de los proveedores al sistema, identificación y registro de los distintos aspectos tributarios y descuentos como; retenciones, IVA, descuentos, promociones, notas y otros.
- Compras Especializadas.
- Todas las compras son especializadas, independientemente del grado de complejidad que tengan éstas. Lo más importante es cuando se identifique la necesidad, se estandarice los requerimientos que tienen que venir del usuario y éstos sean lo más claro posibles para que “Compras” realice la búsqueda de distintas opciones.
- Medición del área.
- La función de “Compras” va más allá del uso eficiente del presupuesto, siendo este uno de los aspectos más importantes en su medición. Sin embargo, el área solicitante puede requerir mayor rapidez en la entrega, calidad en el bien o servicio, contar con volúmenes en ciertas épocas del año u otros aspectos a tener en cuenta. Por lo que se pueden presentar varios indicadores que complementen la forma de medir el área.
- Controles mínimos.
- Para lograr que exista una independencia en el momento de escoger los proveedores, el área de Compras puede recibir sugerencias de las áreas, pero debe tener procesos claros de selección de proveedores. De igual manera tener una política clara de cotización por montos o valor y una política de aprobación que le permita hacer su función con transparencia y dejar evidencia del trabajo desarrollado.
Cuente con nuestros servicios para revisar sus procesos y hacerlos eficientes sin perder el control. Espero que estos consejos sean de utilidad para evitar que tenga fugas de dinero en su empresa y tener dinero disponible para invertir y crecer.
Escribanos sobre los temas que le interesa profundizar y pronto nos estaremos comunicando.