Tengo un cliente del sector industrial que he venido acompañándolo por seis meses y cuando iniciamos en el mes de noviembre requería de un préstamo para atender su operación diaria. Al realizar la primera revisión de sus cifras encontramos que presentaba un inventario de productos terminados bastante alto.
Al realizar un análisis detallado del inventario, pudimos observar varias situaciones que nos permitieron identificar por que habían llegado a tener tan alto inventario. En primer lugar, encontramos que había productos que no rotaban hace un año y medio, sin embargo, se seguían haciendo compras de las mismas referencias. En segundo lugar, el responsable de la bodega se había retirado de la compañía y aun no se tenía su remplazo. La persona que estaba haciendo esta función no manejaba bien el sistema y no reportaba en la forma correcta el inventario.
A continuación, contaré las distintas acciones que tomamos para reducir en forma importante el inventario, evitando tomar un endeudamiento que iba a crear una carga adicional financiera para la compañía.
- Análisis del inventario.
Lo primero que desarrollamos fue un análisis del inventario por referencia y determinando las referencias que presentaban una lenta rotación. Posteriormente se realizó un análisis de las ventas por unidades, referencia y por cliente. Al realizar el cruce de información vimos el potencial que tenía las referencias que no tenían buena rotación.
Por una falla de comunicación, hubo un cambió en una referencia de estos dos productos, sin embargo, se seguía comprando la referencia antigua y la nueva referencia, pero solo se promocionaba la nueva.
- Compromiso de venta.
Al tener el análisis de las unidades vendidas por cliente, se logró determinar el potencial que tenía la referencia antigua. Se revisó el precio de la referencia que no rotaba y se comenzó a comercializar con un descuento que tuvo una duración de dos meses. Adicionalmente, a clientes que compraban en poca cantidad este producto, se les desarrolló un combo incentivando la venta.
Al cabo de cuatro meses las existencias de este producto se lograron bajar en un 85% liberando capital invertido en el inventario y logrando generar caja en la operación.
- Comité de compras.
Se organizó un comité de compras con la participación de las áreas; comercial, logística, compras y finanzas donde se estableció un ritmo de reuniones mensuales que permitía identificar las responsabilidades, revisar el inventario actual y hacer compromisos de venta y definir las compras futuras de inventario.
Al finalizar cada reunión se revisaban los compromisos y se compartía un acta con la gerencia, quien aprobaba las compras futuras, lo cual controló el proceso de compra.
Con estas tres acciones se logró en un periodo de cinco meses disminuir el inventario de lenta rotación, generar la caja que la compañía estaba requiriendo para atender su operación diaria, controlar el proceso de compras y evitar así incurrir en un préstamo que iba a generar una carga financiera importante.
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