Uno de los procesos más delicados, es el proceso de facturación, pues es el primer paso para que una transacción se convierta en venta y se logre traer el efectivo lo más pronto posible a la caja de la compañía.
He asesorado una compañía manufacturera en la mejora del proceso de facturación, lo que ha permitido disminuir el tiempo de recuperación de cartera, mejorar el proceso de autorización y fortalecer la comunicación al interior de la compañía.
SITUACIÓN
A pesar de tener facturación electrónica, los clientes de la empresa que he acompañado en este proceso, requieren que los documentos soporte que acompañan el inventario, requieran de un visto bueno y posterior aprobación para que luego el área contable acepte la factura y la incluya en sus registros contables.
A continuación, quiero compartir algunas de las acciones que desarrollamos con el objeto de mejorar el proceso de facturación, logrando mayor control y permitiendo que la información fluyera con naturalidad.
- Consciencia del proceso.
El primer paso que dimos una vez entendido el proceso, fue realizar una caracterización del proceso con todos los actores que intervenían de forma que se logró generar consciencia del proceso, su importancia y el efecto que tiene para la compañía la demora en el proceso de facturación.
La caracterización nos permitió identificar los cuellos de botella y entre todos logramos generar soluciones prácticas que se implementaron y lograron reducir 7 días en el proceso. Estos siete días de reducción de cartera significaron una generación de efectivo de $950 millones
- Confirmación del inventario.
Uno de los aspectos más importantes, consistía en la confirmación del inventario entregado al cliente, junto con los documentos soporte. Con alguna frecuencia, se presentan diferencias de producto, por lo que se implementó un control de los documentos de salida, con los entregados al transportador y los documentos que genera el sistema para realizar la facturación.
Se implementó una confirmación del área logística con la empresa del cliente una vez el transportador entregaba el inventario y documentos adjuntos. La disminución de tiempo en el proceso de confirmación permitió agilizar el proceso y obligar al transportador a entregar los documentos completos e involucrarse en el proceso.
- Confirmación de tesorería.
Se implementó una llamada a los clientes con ocho días de antelación al vencimiento de la factura, solicitando confirmación de pago de la factura para incluirlo en el flujo de caja de la compañía.
Con este proceso se logró la confirmación del ingreso del flujo de caja y el acercamiento entre las compañías con las personas responsables de cada área.
Se implementó un correo electrónico de confirmación y agradecimiento por el pago recibido. Este correo fue muy bien recibido por los clientes acercando las relaciones comerciales de las distintas áreas.
Con la revisión del proceso donde se involucraron todos los actores de las distintas áreas se logro no solamente disminuir en siete días el proceso de cobro de cartera, sino que se estrecharon los lazos y relaciones comerciales entre las compañías, al tener un responsable de cada área que hoy día tiene una comunicación fluida con su contraparte de la compañía de los clientes.
Adicionalmente, se generaron ahorros en tiempo y dinero importantes creando una cultura y consciencia sobre el buen manejo del flujo de caja, lo que permite que cada persona se apropie de su labor.
En Agrega Valor, nos especializamos en la mejora de los procesos críticos de las compañías, mejorando el flujo de caja lo que permite incrementar la rentabilidad y orientación de la cultura organizacional, creando motivación y compromiso. Consúltenos cómo podemos ayudarle a mejorar sus procesos.