He venido acompañando a una interesante compañía que tiene la distribución para Colombia de varias marcas de compañías de Estados Unidos. Cuando comenzamos a realizar la revisión de procesos, nos enfocamos en el área de compras, dado que encontramos algunas áreas de mejora que explicaré a continuación y las distintas actividades que desarrollamos implementando controles, pero permitiendo que la información fluyera con naturalidad.
SITUACIÓN
El área de compras de esta importante comercializadora realiza dos tipos de operaciones: a) importación de productos terminados de las firmas representadas en Estados Unidos y b) las compras de insumos, gastos generales, mercadeo y otros con proveedores locales.
Las importaciones las desarrollaba y las aprobaba una asistente de compras, trabajo que desarrollaba muy bien, sin embargo, no había una adecuada segregación de funciones, ni adecuados niveles de aprobación.
Las compras locales las desarrollaba cada usuario de la compañía que requería un bien o servicio y pasaba el resultado final al área de compras para formalizar la relación con el proveedor. Esta última situación hacía que no existiera un control sobre los proveedores, un proceso de cotización adecuado, segregación de funciones y se generarán posibles conflictos de interés.
A continuación, quiero compartir algunas de las acciones que desarrollamos con el objeto de mejorar el proceso de compras, logrando mayor control y permitiendo que la información fluyera con naturalidad.
- Aprobación de autorizaciones.
Una vez identificadas las oportunidades de mejora del proceso internacional, se procedió a diseñar una política de autorización de aprobaciones, que estaba indexada por monto, productos críticos y proyectos especiales. Donde se empoderaban distintas posiciones de la organización para aprobar determinados montos, repartiendo la carga operativa y generando un proceso de comunicación y responsabilidad asertiva sobre las importaciones.
En el caso de las compras locales, se procedió a centralizar el proceso de compras y cotizaciones en el área de compras, lo que permitió desarrollar negociaciones con proveedores clave, hacer eficiencias económicas por volumen, identificar los bienes o servicios más solicitados y desarrollar estrategias de selección de proveedores, calificar su servicio, mejorar el precio, estandarizar la entrega, la puntualidad y otros aspectos que mejoraron el proceso y generaron ahorros importantes.
- Implementación en el ERP.
Uno de los cambios importantes, fue crear dentro del ERP (Enterprise Resource Planning), o sistema transaccional, el proceso de compras, de forma tal que fuera posible dejar por escrito el proceso de cotización, autorización y compra, de forma tal que se pueda consultar el histórico de proveedores, precios, cantidades y demás detalles en el sistema, para cada una de las compras.
Adicionalmente, permitió identificar las autorizaciones que superaban el precio mínimo, con sus respectivas explicaciones y la persona responsable de la autorización.
El proceso de aprobación se desarrolló a través del sistema, con un flujo de proceso que fluía a través de correo electrónico, permitiendo tener mayor acceso a la información, en tiempo oportuno, hacer seguimiento a las autorizaciones, aclaraciones y cambios.
- Organización de reuniones de compras.
Se organizó el proceso de planeación de la demanda, con la participación de distintas áreas de la compañía, donde se logró el equilibro entre la solicitud de productos, el compromiso de venta y el costo de importación.
Se implementaron actas luego de cada reunión que se pasan a gerencia para su respectiva aprobación.
Se incluyo dentro del orden de las reuniones la revisión de inventario de baja rotación, donde se hacen compromisos y se realiza seguimiento a dichos compromisos logrando la rotación del inventario.
- Implementación de indicadores de gestión.
Se implementaron indicadores de gestión al área de compras, tales como; medición de la eficiencia contra el presupuesto asignado, evaluación de negociaciones por volumen, eficiencias en compras de proyectos especiales, evaluación de proveedores, depuración de proveedores en el sistema y algunos otros aspectos que mejoraron el rendimiento del área y permitieron tener ahorros en tiempo y dinero por más de $300 millones en los primeros cinco meses de 2022.
Con las eficiencias y controles implementados en el proceso de compras se logró no solamente estructurar el proceso, centralizando la responsabilidad en el área, sino generar mayores niveles de comunicación en la organización, concientizar sobre la responsabilidad fiduciaria de aprobación de la compra y generar la participación de distintos actores en la compañía.