En muchas compañías la cartera o cuentas por cobrar son un problema, que se le deja al equipo financiero como su responsabilidad. Mi invitación es a llevar este indicador al equipo de gerencia y compartirlo en forma mensual y estableciendo métricas que le permita involucrar a todo el equipo en el entendimiento y disminución de este indicador que típicamente se refleja en días. Aunque no parezca, esta es una labor donde participan varias áreas y es necesario generar un mejor entendimiento de las responsabilidades y de la necesidad de hacer que el efectivo regrese a la compañía en el menor tiempo posible, para atender todas las necesidades de caja y de inversión.
A continuación, quiero darle unos consejos de cómo mejorar este indicador.
- ESTABLEZCA POLÍTICAS.
Tener políticas claras hace referencia a establecer plazos de pago a los clientes, normas de vinculación de nuevos clientes, validación de referencias, descuentos comerciales y financieros en forma homogénea par los clientes o canales. También la revisión de todos los documentos comerciales y formales que se comparten con los clientes, identificando todos los aspectos legales necesarios para realizar un cobro jurídico, en caso de ser necesario.
- COMPARTA EL INDICADOR DE CARTERA.
Comparta el indicador de cartera en el comité de gerencia y genere una métrica donde se haga visible para todos los participantes. Es importante mencionar que una venta se realiza al momento que se cobra y no al momento que se despacha un producto o se presta un servicio. Razón por la cual los indicadores de gestión en comisiones deben estar atados al cobro. Fije metas y monitoréelas, esto le permitirá tomar correctivos, hacer visible la información y celebrar los logros obtenidos.
- PROCEDIMIENTOS DE COBRO CLAROS.
Establezca un procedimiento formal de entrega de facturas, confirmación de recibo de información al área o persona encargada, realice llamadas cordiales y formales de confirmación de pago y agradezca por el pago oportuno de cada factura. Esto hace la diferencia y muestra orden en su empresa. Esto es un trabajo conjunto entre el área financiera y comercial.
- INFORMACIÓN ACTUALIZADA.
Una de las grandes fallas en muchas empresas es la falta de información y la actualización de la misma. Por lo que es necesario tener información detallada de cada factura generada y el pago correspondiente de forma que se pueda circularizar la cartera o compartir el estado de cartera o cuentas por cobrar con los clientes y con los interesados en la empresa. El orden es un factor ganador cuando se trata de monitorear un indicador de gestión de cartera. También le permite generar estrategias de cobro anticipado, factoring u otra alternativa de adelantar el ciclo de efectivo.
Espero que estos consejos sean de utilidad para mejorar los indicadores de cartera de su empresa.
Escribanos sobre los temas que le interesa profundizar y pronto nos estaremos comunicando.